Son zamanlarda en fazla görülen trendlerden biri açık ofislerdir. Yeni şirketlerin çoğu ofis tasarımlarını bu şekilde yapmaktadır. Aynı zamanda uzun süredir çalışan şirketler de açık ofise yatırım yapmaktadır. Peki açık ofisler gerçekten de verimli mi?
Açık ofis bir tasarım biçimi olarak 60'lı yıllarda Almanya'da ortaya çıktı ve "burolandschaft" diye adlandırıldı. Uzmanlar bu tasarımın iletişim kolaylığı sağlama, bir arada çalışma, verimi ve yaratıcılığı arttırma, organizasyonun çeşitli kesimleri arasında bağ kurma gibi önemli faydaları olduğunu düşünüyordu. Önceki ofis dizaynlarında personelin kendi arasında konuşması sohbet olarak görülürken açık ofis sistemlerinin oluştuğu dönemde çalışanların kendi arasında iletişim kurması yöneticiler tarafından teşvik edilir hale geldi. Ayrıca bu formatta, çalışanlar ellerindeki bir dosyayı, evrakı vb. yerinden dahi kalkmadan bir diğer arkadaşına verebiliyordu.
SORUN KİŞİSEL ALAN BELİRSİZLİĞİ
Ancak bu sistem elbette bazı sıkıntıları da beraberinde getirdi. Mobil çalışanlara ofis kafe hizmeti sunan Urban Station'ın Kurucu Ortak ve Yönetim Kurulu Başkanı Gökhan Beydoğan açık ofislerin en önemli eksiğinin kişisel alan belirsizliği olduğunu düşünüyor: "Çalışmanın şekli değişiyor. İnsanlar her gün aynı saatlerde aynı koltukta, hatta aynı ofiste vakit geçiriyor. Bu nedenle o gün neyi, nasıl ve hatta kiminle yapmak istediklerine bağlı olarak çalıştıkları ortamı şekillendirmek istiyorlar. Belki ayakta yarım saatte 3-4 kişilik bir sohbet şeklinde, belki tek başına izole ve sessiz bir alanda, belki de uzun saatler grup çalışması şeklinde o günkü faaaliyetlerini gerçekleştirmek istiyorlar. Yemek yerken, belki boş duvara bakarak, uzanarak, belki camdan dışarıyı gözlemleyerek, belki de saatlerce bir masanın başında çalışılıyor artık. Açık ofislerin günümüz ihtiyaçları açısından en eksik kaldığı nokta kişisel alan belirsizliği. Fiziki olarak bir kişisel alan yaratsa da, insan fizyolojisi ve doğal olgulara aykırı bir bölümlendirme yapıyor. Bu nedenle motivasyon için kişisel ve ekipsel kullanımlara açık, psikolojik ayrımlar yaratan, tekli, ikili, üçlü alanlar yaratmak gerekiyor. Bununla birlikte iş-yaşam dengesi bakımından çizgilerin daha belirsiz olduğu günümüzde, ofislerdeki motivasyon için eğlenceli anlar geçirilecek alanlar yaratmak neredeyse bir zorunluluğa dönüşüyor. Beydoğan'a göre açık ofislerde konsantrasyon kaybının en önemli nedenleri gürültü ve herkesin birbirine çok rahat erişebilmesi: "Özellikle yüksek sesle yapılan hararetli telefon konuşmaları etraftaki birçok çalışanı etkiliyor. Ya da yanındaki kişinin tam çalıştığın anda dönüp senden bir şey istemesi konsantrasyonun kaybolmasına neden oluyor."
ÇÖZÜM İZOLE ALANLAR OLUŞTURMAK
Bugün birçok çalışan ofis içinde mahremiyet ve yoğunlaşmayı sağlayacak bir sığınak arıyor. Yeniliklere büyük önem veren teknoloji şirketleri başta olmak üzere işyerlerinde işbirliği hayati önem taşıyor fakat fazlasıyla iç içe olmak da verimliliği ve yaratıcılığı olumsuz etkileyebiliyor. Peki bu durumda işverenler çalışan memnuniyetini ve iş verimini artırmak için ne gibi çözümler üretebilir? Gökhan Beydoğan, Urban Station olarak çözüm sağlayan taraf olmaya çalıştıklarını anlatıyor: "Gürültünün çözümü gürültüye maruz kalanların kaçabileceği sessiz izole alanlar oluşturmak ve gürültüyü yapanları sokabileceğiniz telefon görüşme kabinleri odacıkları olabilir. Açık ofiste dikkati dağılanlar için çözümler hala araştırılıyor. Öyle müşterilerimiz var ki ofisinde işine konsantre olmadığı için gelip bizim açık çalışma alanlarımızda çalışıyor." Bu durumda imdada konsantrasyonu artırmaya yönelik özel tasarlanmış mobilyalar yetişiyor. Çalışanlara gün içinde yer değiştirebilecekleri ve konsantrasyon sağlayabilecekleri küçük alanlar yaratmak bir çözüm olabilir. Ofis çalışanlarının bu yoğunlaşma anlarını desteklemek üzere tasarlanmış ürünler de yeni çalışma kültürlerinin en önemli ihtiyaçlarından. Bazı işverenler bu amaçla işyeri tasarım planlarına daha fazla sayıda konsantre olmayı sağlayan ofis mobilyası yerleştirmeye başladı bile. Bu mobilyalar telefon seslerinden ya da gürültülü iş arkadaşlarından kaçmak isteyenlere sığınak oluyor.
Son zamanlarda en fazla görülen trendlerden biri açık ofislerdir. Yeni şirketlerin çoğu ofis tasarımlarını bu şekilde yapmaktadır. Aynı zamanda uzun süredir çalışan şirketler de açık ofise yatırım yapmaktadır. Peki açık ofisler gerçekten de verimli mi?
Rahatsız Edici Bir Kavram: Şeffaflık
Açık ofis kavramının neden olduğu birçok olumsuzluk vardır. Bunlardan en önemlisi çalışmak için özel bir alanın tamamen ortadan kalmasıdır. Açık ofis tasarımlarında tüm çalışanlar birbirlerini görür. Bu etkileşim özel alanı engellediği için verimliliği düşürebilir. Herkesin rahat çalışmak için özel bir alana ihtiyaç duyduğu unutulmamalıdır.
Aynı zamanda çalışanlar arasındaki etkileşimin artması işlerin süresini de uzatabilir. Açık ofis tasarımının uygulandığı ofislerde çalışanlar birbiriyle daha fazla iletişime geçmektedir. Bu iş ile ilgili konuları kapsayabileceği gibi tamamen sohbet etme amacı da taşıyabilir. İster iş ile ilgili olsun ister sadece sohbet etmek için açık ofisler dikkat dağınıklığına yol açabilirler. Tam bir projeyi tamamlarken en sevdiğiniz arkadaşınız sizinle kendi masasından konuşmaya kalkınca işler yarıda kalabilir. Açık ofislerin bu problemi özel alanların sağlanmaması ile oldukça ilgilidir.
Dikkat Dağınıklığı An Meselesi
Açık ofislerde dikkat dağıtıcı unsurlardan biri de herkesin çalışma ortamını görmek zorunda kalmanızdır. Bazı insanlar dağınık çalışmayı severken bazı insanlar masalarının üzerinde bir kağıt parçası bile görmek istemez. Masalarının sürekli düzenli olmasını isteyen insanlar problem yaşayabilirler. Çünkü açık ofis ortamında diğer insanların da masalarını ve çalışma ortamlarını göreceklerdir. Bu dağınık çalışma ortamı motivasyonlarının azalmasına neden olabilir.
Açık ofislerin meydana getirdiği diğer bir problem de iş ortamında yakın arkadaşlığın oluşmasının engellenmesidir. Herkesin kendine ait bir odası olduğunda arkadaşınızın odasına gidebilirsiniz. Burada istediğiniz konular hakkında konuşabilirsiniz. Fakat açık ofis ortamında herkes birbirinin konuşmasını duyacaktır. Bu nedenle yakın ilişkilerin oluşturulması oldukça zorlu olacaktır.
Çalışma ortamının açık olması ilk bakışta yararlı gibi görülebilir. Fakat açık ofis tasarımları kimi zaman problemlerin ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bu problemler genellikle kişisel alan sorunları ile ilgidir. Kişisel alan sorunlarının ortaya çıkması da iş veriminin azalmasına neden olabilir. Çalışanlar arasındaki etkileşim önemli olsa da açık ofisler verimi etkileyecek etkileşimler neden olabilmektedir.
